Ein Kundenevent ist kein zweites Verkaufsgespräch
Wer einen Kunden zu einem Event einlädt, will meistens nicht noch eine Präsentation nachschieben. Der Kunde war ohnehin schon im Angebotsprozess, in der Verhandlung, im Onboarding — bei einem Event geht es um etwas anderes: Zeit ohne Agenda, ein Grund zu kommen, der nicht sofort mit dem Vertrag zu tun hat. Das klassische Mittel dafür ist ein Abendessen, aber ein Abendessen kann jeder anbieten, und nach dem dritten Restaurantbesuch mit demselben Kunden fällt kaum noch etwas Konkretes auf, an das man sich später erinnert. Ein gemeinsames Kaffee-Format ist eine der wenigen Alternativen, bei der der Kunde selbst etwas tut, statt nur zu konsumieren.
Was bei Kundenevents häufig schiefgeht
Zwei Fehler wiederholen sich. Erstens: das Format ist zu sehr auf die eigene Firma ausgerichtet — Logo überall, Produktpräsentation eingebaut, der Kunde merkt schnell, dass er eigentlich wieder verkauft bekommen soll. Zweitens: die Gruppengröße passt nicht zum Anlass. Ein Rösterei-Besuch mit 40 Personen funktioniert nicht, ein Tasting mit zwei Kunden wirkt in großen Räumen verloren. Wir sagen bei der Anfrage ehrlich, wenn Gästezahl und Format nicht zusammenpassen, statt einfach zu liefern, was bestellt wurde.
Drei Formate für drei Kundenkreise
Mobile Espressobar — für Empfänge, Showroom-Eröffnungen, größere Kundenrunden, bei denen die Bar nebenbei läuft, während Gespräche stattfinden. Ab 3 Stunden, sinnvoll ab etwa 30 Gästen, Preis auf Anfrage. Läuft bei euch, egal ob Büro, Showroom oder Empfangshalle.
Kaffee-Tasting & Sensorik — für eine kleinere, konzentrierte Kundenrunde, bei der es um Gespräch und gemeinsames Erlebnis geht, nicht um Durchlauf. Cupping nach Protokoll, drei Herkünfte blind verkosten, danach weiß jeder, was er trinkt. 2 Stunden, bis 12 Personen, ab 590 € zzgl. MwSt.
Rösterei-Event in Oranienburg — für die wichtigsten Kontakte, die einen echten Ausflug wert sind. Rohkaffee, Trommel, First Crack, am Ende nimmt jeder seine eigene Tüte mit. Halbtägig, bis 10 Personen, Preis auf Anfrage nach Gruppengröße. Der Termin findet in der Rösterei statt, nicht bei euch.
Der Unterschied zu internen Events: Repräsentation zählt mit
Bei einem Teamevent ist die Stimmung im Team das Ziel, bei einem Kundenevent kommt eine zweite Ebene dazu — wie das Format nach außen wirkt. Kaffee aus der eigenen Rösterei von Maisto Caffè, geröstet in Oranienburg und Neapel, ist dabei mehr als ein Detail: es gibt dem Format eine Herkunftsgeschichte, die sich erzählen lässt, ohne dass ihr selbst etwas erfinden müsst. Für Kunden, die auf Qualität und Herkunft achten, ist das ein Gesprächseinstieg, der von allein funktioniert.
Wer eingeladen wird, entscheidet über das Format
Ein Kundenevent für zwanzig B2B-Bestandskunden aus dem Mittelstand braucht ein anderes Format als eines für drei strategische Schlüsselkunden, mit denen die Geschäftsführung persönlich spricht. Für die größere, breitere Einladung passt die mobile Espressobar, weil sie unaufdringlich läuft und niemanden zu langem Verweilen zwingt — gut für Kontexte, in denen Gäste kommen und gehen. Für die kleine, ausgesuchte Runde lohnt sich der Aufwand des Rösterei-Besuchs oder eines Tastings mit fester Sitzordnung, weil hier Zeit und Aufmerksamkeit füreinander der eigentliche Zweck der Einladung sind. Wer beides braucht — eine große Einladung und eine kleine, besondere Geste für die wichtigsten Kontakte darin — kombiniert häufig eine Espressobar für alle mit einem separaten Rösterei-Termin für eine ausgewählte Kleingruppe im Anschluss.
Ablauf, Raum und was ihr bereitstellt
Für die mobile Espressobar braucht es eine Stellfläche, Strom und idealerweise Wasser in der Nähe, wir bauen 60 bis 90 Minuten vor Start auf. Für Tasting und Rösterei-Event bringen wir beziehungsweise stellen wir alles bereit — beim Tasting braucht ihr nur einen ruhigen Raum mit Tischen, beim Rösterei-Event kommt die Gruppe zu uns nach Oranienburg.
Vorlauf und Budget
Kundenevents laufen bei uns ganzjährig ohne feste Saisonspitze. Drei bis vier Wochen Vorlauf sind ein guter Richtwert, bei größeren Espressobar-Einsätzen eher am oberen Rand. Preislich ist das Tasting mit ab 590 € zzgl. MwSt. am klarsten kalkulierbar, mobile Espressobar und Rösterei-Event bekommt ihr nach kurzer Anfrage mit konkreter Zahl.
Was ihr nicht bekommt
Kein Verkaufsgespräch getarnt als Event, keine Produktplatzierung eurer Firma im Ablauf, keine Gästeliste-Verwaltung oder Einladungsmanagement — das organisiert ihr selbst. Wir liefern das Kaffee-Format, nicht das gesamte Kundenevent drumherum.
Anfrage
Schickt uns Anlass, ungefähre Gästezahl und Wunschtermin, wir schlagen ein passendes Format vor und nennen — wo möglich direkt — einen Preis. Telefon 030 75437344, Mail werkstatt@9bar-studio.de, Mo–Fr 8–16 Uhr. Am Dorfanger 6, 16515 Oranienburg, wir kommen für Berlin und Brandenburg zu euch, oder ihr kommt zu uns.